通常情況下，檔案材料采用分區存放，使用時要先查找該類檔案所在區所在類別，再翻閱存放記錄查找需要的那份檔案。使用完畢后，要根據分區分類將檔案放置回原來的位置，這樣下來，檔案借閱的流程就十分復雜且耗費的時間也很長，那么。在檔案數量多、使用頻繁的情況下，檔案的管理工作更加困難。
為解決檔案管理難題，經過產學者們的深入研究，將現代化信息技術應用到檔案管理中來，其研發生產的智能密集架，就能做到檔案的無序存放、有序管理。無序存放有序管理，其中無序存放，換句話說，指檔案工作人員在放置檔案時不需要分區存放分類，將檔案無序放置于密集架上即可。
有人估計會說，那不就一團亂了嘛。下面我們就來說說有序管理是怎么回事，不用擔心密集架上的檔案存放混亂無規則，通過RFID技術，即使隨意放置的檔案，也能在智能密集架的檢索中輕松找到。針對檔案工作人員而言，既減輕了自身的工作負擔，同時也讓檔案管理的效率得到大大的提高。
能做到無序存放、有序管理，那這樣的智能密集架到底有什么?其實上面有所涉及，那就是RFID技術。
下面我們就深入探析一下智能密集架的這項魔法。
RFID技術通常是指射頻識別技術，完整的RFID系統由讀寫器、電子標簽和數據管理系統三部分組成。其原理是通過閱讀器和標簽之間進行非接觸式的的數據通信，達到識別目標的目的。
給每一份檔案盒粘貼上RFID電子標簽，智能密集架中安裝讀寫裝置，增加RFID功能，就能實現檔案實時精準定位，檔案位置信息實時更新，在智能密集架管理系統中能夠輕松查詢檔案所在位置，或了解到該密集架中都存放了哪些檔案，實現無序存放、有序管理。同時RFID技術的使用，還可實時高效盤點檔案數量，大幅提高盤點效率。數據實時同步，增強盤點時效性。在無需人工進行任何操作的情況下，實現檔案可視化、系統化、智能化管理。
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