音視頻設備租賃公司Rentex推出了一種RFID解決方案，來跟蹤其資產在10個設施內的進出情況。該公司報告說，自推出以來，該解決方案提高了庫存盤點的效率和準確性。
Rentex會自動獲取其向娛樂行業客戶寄送和接收的帶標簽設備的ID號。該解決方案由南加州軟件公司Rental Tracker提供，使用標簽供應商Vizinex公司的UHF RFID標簽。該系統自2020年12月投入使用以來，不僅減少了員工提取、包裝和運送每個訂單貨物所需的時間，而且還減少了年度庫存盤點的時間。
Rentex是娛樂行業最大的視聽(A/V) 和計算機設備租賃供應商之一，其客戶包括酒店、電影和電視制作公司。“為滿足客戶的需求，我們會全天候24小時運營。”Rentex的CTO馬庫斯·德魯科（Marcus DeLuco）說。
Rentex公司為每位客戶組裝裝有重要設備的租賃包，并在設備重新投入使用之前進行退換和維護。傳統上，要確保將所有發送給客戶的物品配置到每個租賃包中，且所有物品都可以正確歸還，這需要一個非常耗時的手動過程。在尋找訂單貨物時，員工必須親自穿過倉庫找到所需的設備，并用眼睛檢查確認，然后掃描條形碼或在紙上寫下序列號。
Rentex出租給客戶的資產有數十萬件，并安置在10個設施中。因此，設備在發送給客戶之前所進行的定位和確認可能需要相當長的時間。公司也通過軟件來管理其資產，這種軟件類似于租車供應商的運營模式。該公司希望利用RFID這樣的技術來實現自動化，使拉貨、運輸和接收更快、更準確，但公司現有的軟件不支持RFID。
有鑒于此，Rentex開始研究可以使用RFID實現資產管理自動化的新軟件。
德魯科回憶道：“我們決定研究RFID的集成，以提高倉庫運營的效率。在進行了幾次測試后，我們就確定了，RFID必須包含在操作系統的升級計劃中。”
2020年1月，Rentex開始與Rental Tracker合作，部署采用RFID技術的RTPro軟件，為Rentex提供云托管服務。Rental Tracker公司主要為電影娛樂行業提供庫存跟蹤和管理軟件，它計劃在2022年末推出基于Web的RTPro版本。
Rental Tracker總裁辛迪·特立尼達（Cindy Trinidad）表示，RTPro軟件旨在根據公司的工作流程進行配置，提高倉庫和管理的可見性。
視聽設備租賃公司Rentex使用軟件公司Rental Tracker的系統，目的有四：
其一是希望開發一種可以加快結算和登記時間的解決方案；
其二是希望優化其庫存和周期盤點，并通過輕松定位丟失的物品來提高防損能力；
其三是希望支持訂單驗證功能，以在發貨時確認訂單貨物打包的準確性；
其四是希望在提高效率的基礎上實現投資回報。
該解決方案開發和安裝的時間約為12個月。Rentex采用UHF RFID手持閱讀器來定位和識別每項資產。每件物品都貼有一個無源RFID標簽，用唯一ID號編碼，該ID號與設備序列號和維護歷史等信息相關聯。
Rental Tracker在調試標簽時，使用了來自標簽供應商Vizinex的文檔，該文檔提供標簽的EPC代碼。RTPro軟件將每個標簽鏈接到相應的資產信息。在新設備上貼標簽時，Rentex的員工會在內部完成調試過程。特立尼達說，此過程相當快速。
Vizinex總裁兼聯合創始人肯·霍頓（Ken Horton）表示，Vizinex從公司產品組合中為Rentex提供了三種專為租賃設備行業而設計的標簽。一種是電纜標簽，可以貼在Rentex客戶用于相機或音響設備的電纜上，其支架足夠耐用，可以承受“現場物品的粗拿粗放，同時還能有效地讀取”；一種是超薄金屬標簽，尺寸小，適用于各種金屬資產，讀取范圍超過20英尺；還有一種是Duo標簽，支持多表面安裝，可以選擇用作懸掛標簽。
當Rentex收到客戶訂單時，倉庫工作人員會使用一份為滿足該訂單要求的、需打包的設備拉單，例如相機、鏡頭、照明設備、投影屏幕和相關電纜。然后穿行倉庫，拖出必要的設備并將其放置在臨時區域。員工使用手持閱讀器查詢所有設備上的標簽，確認貨物與客戶訂單相符。如果缺少物品，或者拉錯了物品，他們可以查看該信息并進行更正。
員工也可以查看信息，以確保那些需進行維護的設備在沒有適當維護的情況下，不會將其誤發給客戶。資產連同完成訂單所需的任何其他可選設備一起移至裝貨碼頭，然后將它們裝載到Rentex送貨車或客戶的卡車上。
RTPro軟件可管理有關正在運送的設備的數據，該軟件可支持三個具有RFID讀取的停靠點，這樣Rentex在接收過程中可以繼續使用RFID閱讀器來確保接收到所有設備。
該軟件還使租賃公司Rentex能夠對設備利用率，以及母公司、其客戶、租賃代理、銷售人員、資產、地點或部門產生的收入進行分析，包含投資回報率和預測報告。該軟件還可以針對預先配置的事件顯示或發送警報，例如目標貨物到達、訂單更改和物品送修。
如今，Rentex公司通過RFID來完成對其10個設施的所有貨物進行年度實物盤點，這一過程所需的時間比人工盤點的要少得多。
RFID技術在所有10個設施同時上線。該公司報告說，部署中最大的挑戰是標記所有設備的這一耗時過程，盡管特立尼達表示該軟件很容易在所有站點上實施。
霍頓表示，租賃設備行業對RFID技術也提出了一些挑戰，尤其是電纜通常裝在箱子里或堆放在托盤上，多達50根電纜彼此非常地靠近。某些標簽可能會被同一容器中其他電纜的金屬投射的射頻陰影遮擋。不過Vizinex 標簽的設計具有廣泛的頻率響應，即使在這種情況下也能實現高讀取率。
耐用性也是這個行業環境下帶來的另一個挑戰，霍頓將其描述為“在客戶可能不會溫和對待設備的環境中，這很重要”。尺寸小，能夠在有限的空間內標記貨物，而標簽的安裝包括剝離和粘貼粘合劑或吊牌選項。
自從系統上線以來，RFID功能減少了倉庫的整體處理時間，一些以前需要20多分鐘才能完成的功能現在只需10秒。德魯科表示，其他好處還包括可以在物品丟失時定位資產。用戶只需在蓋革計數器模式下帶著閱讀器在倉庫中走動，直到找到該物品。
這些許多的“小好處”加起來就是大好處。“新軟件處理標簽數據的方式最終提供了我們必須在以前的系統中手動復制的附加信息。這包括有關貨物從客戶到員工的移動信息，以及誰擁有這些物品、誰最后接觸它們以及它們最有可能位于何處。”
德魯科報告說，使用該技術的員工反饋積極，并正在與管理層合作改進功能并解決任何標簽的串讀問題。“我們每天都在學習，并不斷改進我們的內部流程，以減少不必要的標簽串讀。”員工還表示，他們很欣賞即時驗證庫存的能力。
客戶也看到了RFID的好處，例如在提供退貨文件的速度上。事實上，德魯科說：“我們被客戶要求展示了如何使用它，并討論了如何在客戶自己的設施中實施，以及我們在實施過程中遇到了哪些障礙。”
從長遠來看，Rentex公司可能會選擇在入口處（例如碼頭門）安裝固定式閱讀器，以進一步實現數據采集的自動化。
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